Autor: Damian Rozmarynowski, aplikant radcowski DT
NADCHODZI PEŁNA CYFRYZACJA KRAJOWEGO REJESTRU SĄDOWEGO
Wraz z początkiem marca 2020 roku wejdzie w życie ostatnia część przepisów ustawy z dnia 26 stycznia 2018 roku o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw (dalej jako: „Ustawa”). Wprowadzane Ustawą zmiany mają na celu usprawnienie procesów rejestrowych poprzez pełną informatyzację systemu KRS i w konsekwencji ułatwienie prowadzenia działalności gospodarczej przedsiębiorcom.
W ciągu 19 lat funkcjonowania Krajowego Rejestru Sądowego stał się on ważnym źródłem informacji o podmiotach, wzmacniającym pewność i bezpieczeństwo obrotu. W praktyce każdy podmiot podlegający wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego – rejestru przedsiębiorców lub rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej – w obrocie prawnym legitymuje się odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego.
Wprowadzenie elektronicznej formy wniosków składanych do rejestru przedsiębiorców
(i dołączonych do nich dokumentów stanowiących podstawę wpisu) znacznie ułatwi zainteresowanym podmiotom złożenie wniosku oraz komunikację z sądem rejestrowym, a także przyspieszy wydanie przez sąd rejestrowy rozstrzygnięcia.
Do tej pory główną bolączką przedsiębiorców była konieczność wypełniania wielu papierowych formularzy i załączników, w odniesieniu do których wnioskodawcy nie zawsze mieli pełną wiedzę, w jaki sposób powinny zostać wypełnione poszczególne pola. Skutkowało to częstymi zwrotami wniosków (jak oszacowało Ministerstwo Sprawiedliwości – około 25%), co w sposób oczywisty znacznie oddalało moment wydania przez sąd merytorycznego rozstrzygnięcia w sprawie. Docelowo złożenie wniosku za pośrednictwem systemu teleinformatycznego będzie łatwiejsze niż wypełnianie papierowych formularzy.
Celem wprowadzenia od dnia 1 marca 2020 roku obowiązku składania wszystkich wniosków do rejestru przedsiębiorców KRS wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest również maksymalne ujednolicenie wymogów formalnych dotyczących tego typu wniosków oraz formy dokumentów do nich dołączanych, a także sposobu ich poświadczania za zgodność oraz skutków naruszenia tych wymogów.
Zaznaczyć należy, że złożenie elektronicznego wniosku o wpis do KRS (zarówno pierwotny, jak i wpis zmian) oraz wykreślenie będzie wymagało posłużenia się podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP. Nie będzie już możliwe składanie wniosków o wpis w papierowej formie – takie wnioski będą podlegały zwrotowi. Wymiana korespondencji pomiędzy wnioskodawcą a sądem również będzie odbywała się wyłącznie w formie elektronicznej, co ma na celu przyspieszenie całej procedury.
Zmianie ulegnie także procedura załączania dokumentów sporządzanych przez notariusza. Jak było do tej pory, dokumenty przygotowane przez notariusza mogły być przesłane do sądu drogą elektroniczną, jeżeli notariusz opatrzył je kwalifikowanym e-podpisem. Z dniem 1 marca 2020 roku przekazywanie dokumentów notarialnych zostanie zautomatyzowane i będzie następować pomiędzy notarialnym repozytorium (Centralnym Repozytorium Elektronicznych Aktów Notarialnych) a systemem KRS. Notariusze umieszczą w nim e-wpisy dotyczące przedsiębiorców z KRS, a wnioskodawca we wniosku składanym do KRS od 1 marca 2020 roku będzie podawał numer tego dokumentu w repozytorium.
Co również istotne, powstanie publicznie dostępny internetowy portal, w którym bezpłatnie będą udostępniane akta rejestrowe spółek, ze wszystkimi dołączonymi do nich dokumentami. Do tej pory, aby przejrzeć akta, trzeba było udać się do sądu, a potrzebę przejrzenia akt zgłosić na kilka dni wcześniej.
Możliwy będzie dostęp do informacji o spółkach zarejestrowanych poza granicami naszego kraju. Powyższe wynika z faktu, że elektronizacja KRS była również niezbędna dla pełnej implementacji dyrektywy 2017/1132/UE (dalej jako: „Dyrektywa”), w zakresie dotyczącym integracji rejestrów centralnych, handlowych i rejestrów spółek. Należy mieć na uwadze, że zgodnie z art. 22 Dyrektywy rejestry krajowe (w tym KRS) stanowią element składowy systemu integracji rejestrów BRIS (Business Registers Interconnection System), który zapewni wszystkim zainteresowanym szybki dostęp do dokumentów i informacji dotyczących spółek i oddziałów, wpisanych do rejestrów handlowych (rejestrów centralnych, rejestrów spółek) innych państw członkowskich Unii Europejskiej
i Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Biorąc pod uwagę stałe rozszerzanie działalności przez polskich przedsiębiorców również poza granice naszego kraju, dostęp do informacji o spółkach zarejestrowanych poza Polską, który będzie możliwy na portalu e-Justice prowadzonym przez Komisję Europejską ułatwi obywatelom, przedsiębiorstwom oraz administracji publicznej wyszukiwanie oficjalnych i wiarygodnych informacji o spółkach w innych krajach.
Podsumowując, wskazać należy, że pełna informatyzacja postępowania rejestrowego przed KRS
z pewnością wpłynie pozytywnie na usprawnienie procedury rejestracji zmian danych wpisanych do KRS i tym samym poprawi bezpieczeństwo obrotu. Do tej pory procesy rejestracyjne trwały zbyt długo, przedsiębiorcy często mieli problem z właściwym wypełnieniem dokumentów, a utrzymujący się stan niezgodności treści wpisu w KRS z stanem faktycznym wpływał negatywnie na komfort współpracy pomiędzy podmiotami gospodarczymi oraz zwiększał ryzyko nadużyć w tym zakresie.
2020-01-23 12:14